Bu yazımızda sizlere yetkinlik kavramı hakkında temel fikirler vermeye çalışacağız. Yetkinlik kavramından ne anlamamız gerektiğini, işgören/çalışan seçiminde ve değerlendirmesinde hangi yetkinliklerin dikkate alınması gerektiği konuları üzerinde duracağız.
Yetkinlik kavramı, Vikipedi’de şöyle tanımlanmış; Yetkinlik, genel anlamda yetkin olma durumunu, yani belirli bir alandaki sorumluluk ve/veya görevleri yerine getirebilme durumunda olmayı ifade eder. Bu anlamı ile özellikle yüksekokulların iki veya dört yıl süren eğitim süreçleri için kullanılır. Söz konusu eğitim sürecinin ilk dönemi için ön yetkinlik (ön lisans) ve uzmanlık edinme safhasına ise üst yetkinlik (lisans-yüksek lisans) denir.
Türk Dil Kurumu Türkçe sözlüğünde ise yetkinlik;
“Yetkin olma durumu, olgunluk, kemal, mükemmeliyet” şeklinde tanımlanmıştır.
Türk Dil Kurumunun açıklamasına sözümüz olmaz, tamam anladık deyip konuyu bitirmek lazım gelir ama olsun biz biraz daha kurcalayalım şu kavramı…
Bir web taraması yaptığınızda yönetim bilimi açısından yetkinliği; “çalışanların kendi işlerinde başarılı performans göstermelerine olanak sağlayan kişisel yetenekleri, bilgi, tecrübe ve beceri birikimleridir” şeklinde tanımlamalar karşımıza çıkmaktadır.
Ülkemizin önde gelen şirketlerinden Koç Topluğu da çalışanlarında aşağıda yönetsel yetkinliklerin olması gerektiğini belirtmektedir.
1- Yön Belirleme
2- Takım Çalışması
3- İletişim
4- İşbirliği
5- Geliştirme
6- Sonuç Odaklılık
7- Yaratıcılık ve Girişimcilik
8- Kendini ve Çalışma Arkadaşlarını Geliştirme
9- Farklılıklara Uyum ve Yönetme
10- Müşteri Duyarlılığı
Dr. Melek Çetinkaya da literatürdeki farklı yetkinlik modellerinden alınan unsurları bir araya getirerek yönetsel yetkinlikleri altı grupta toplamıştır.
1- Teknik yetkinlikler
2- İş yetkinlikleri
3- Bilgi yönetimi yetkinlikleri
4- Liderlik yetkinlikleri
5- Sosyal yetkinlikler
6- Kişilerarası yetkinlikler
Bana göre akademik bir tanım o kadar da önemli değil, konunun uzmanları, akademisyenler çok ayrıntılı tanımlamalar, açıklamalar yapmışlar, makaleler ve çok detaylı tez çalışmaları ortaya koymuşlardır.
Konu 1973’lere kadar uzanıyor. Prof. David C. Mc Clelland ilk defa 1973 yılında yetkinlik kavramını ortaya atmış, o günden bu yana gündemde. Tabi ki yukarıdaki tanımlamalar ve açıklamalardan yola çıkarak konu hakkında ipuçları da elde edebiliriz. Ama bana göre, önemli olan işletmelerde çalışan işgörenlerin hangi yetkinliklere sahip olmasını bilmemizin gerekliliği. Daha öncesinde de işgören seçiminde adayın üstleneceği görevi yerine getirmesi için gereken yetkinlikleri saptamak, ona göre işgöreni seçmektir önemli olan.
Bu bilgilerden yola çıkarak çalışma hayatımızda karşımıza çıkan yetkinlik kavramını daha iyi anlamak, detaylarını incelemek için bir yetkinlik sözlüğünü sizlerle paylaşmak istiyorum. Buradaki temel kavramlar bize yetkinlik başlığı altında neyin ne olduğunu anlatacaktır. Sözlük, yetkinlik kavramını daha doğrusu personel seçiminde ve değerlendirilmesinde dikkate alınması gereken yetkinlikleri üç temel başlık altında incelemiş.
Şimdi bunları tek tek inceleyelim;
TEMEL YETKİNLİKLER
Öğrenmeye Açıklık:
- Konusu ile ilgili yeni bilgiler edinme, becerilerini geliştirme, güncel kalabilmek için öğrenmeye istekli ve araştırmacı olma
- Yeni bilgiler edinmek ve beceriler geliştirmek için istek ve kapasitesi vardır
- Bilmediğini öğrenmek için çaba gösterir ya da diğerlerine danışır
- İşi ve sosyal yaşamla ilgili bilgisini ve becerilerini artırmak için istekli ve araştırmacıdır
- Güçlü ve zayıf yönlerini bilir, kendini geliştirmek için çaba gösterir
- Kendini geliştirmek için farklı görev ve sorumluluklar üstlenmeye isteklidir
- İşiyle ilgili geri bildirim almak ister ve eleştiriye açıktır.
Bilgi Paylaşımı:
- Sorun çözümleme ve karar verme süreçlerine diğer kişileri de dâhil etme, bilgi paylaşımını, açık ve dürüst iletişimi destekleme, bunlara davranışları ile örnek olma
- İş planlarını, bilgiyi ve kaynakları zamanında ve sistematik olarak ilgili kişi ve birimlerle paylaşır
- İşine ilişkin faaliyetlerini diğer kişi ve birimlere haber vererek gerçekleştirir, edindiği bilgileri bu kişi ve birimlerle paylaşır
- Bilgi almaya ve bilgi vermeye açıktır
- Çalışma sonuçları hakkında ilgili kişi ve birimlere geribildirim verir.
İletişim Becerisi:
- Sözlü ve yazılı iletişim araçları ile beden dilini etkili bir tarzda kullanarak düşünce ve duygularını açıkça ifade etme, bilgi ve görüşlerini etkili ve anlaşılır biçimde aktarma
- Bilgi alışverişini doğru kişilerle, doğru iletişim araçlarıyla, zamanında ve eksiksiz yapar
- Yazılı ve sözlü iletişimde şirket standart ve kurallarına dikkat eder
- Dinlemeye önem verir, karşısındaki aktif dinler
- Zor ve karmaşık mesajları anlar ve karşı tarafın da anlamasını sağlar
- Farklı ortam ve kişilere uygun bir dil ve yaklaşım kullanır
- Soru sorma becerilerini etkinlikle kullanır.
Çözüm Odaklılık:
- İşinde karşılaştığı sorunları çözme, sonuç almak için çaba gösterme ve olaylara yapıcı tarzda yaklaşma
- Sorumluluğunda olan işi gereklerine uygun olarak yürütür ve zamanında sonuçlandırılmasını sağlar
- İşinde karşılaştığı sorunlardan yılmaz, görevlerini yarım bırakmaz
- Sorunlarla baş edebilecek motivasyon ve kapasiteye sahiptir
- Sorunları çözmek için ihtiyaç duyduğu kaynakları bilir ve bunlardan sistematik bir biçimde yararlanır
- İşini yaparken planlı bir şekilde çalışır, hedeflerden sapmaları ve yaşanan güçlükleri çözülmesi gereken sorunlar olarak görür ve alternatif çözüm yolları üretir.
Kaynakları Etkin Kullanma:
- Kaynakları (emek, malzeme, makine, teçhizat, zaman, doğa vb.) israf etmeme, etkin ve verimli kullanma ve kaynaklardan en yüksek verimi almak için çaba gösterme
- Amaçlara ulaşmak için gerekli finansal, zaman, işgücü ve malzeme kaynaklarını verimli ve akılcı bir biçimde kullanır İsrafı önlemek için çaba gösterir ve/veya gerekli önlemleri alır
- Kapsamlı ve gerçekçi planlar yapar, zamanını günlük faaliyet ve hedeflerine uygun şekilde yönetir
- Önem ve öncelik belirlerken dikkatlidir ve bu doğrultuda zaman kaybını önlemeye çalışır.
Ekip Çalışması:
- Belirlenen ortak değer ve hedefler doğrultusunda diğer ekip üyeleri ile uyumlu ve paylaşımcı bir şekilde çalışarak, ekibin motivasyonuna ve performansına katkıda bulunma
- Ekip içinde üstlendiği görev ve sorumluluklarını eksiksiz ve zamanında yerine getirir
- Üyesi olduğu ekibi benimser, ortak kararlara ve kurallara uyar
- Ekip üyelerinin; kişilik, ihtiyaç ve beklentilerini anlar, ekibin motivasyonuna katkıda bulunur
- Ekip performansını geliştirmek ve sürekli kılmak için diğer üyelerle uyumlu bir şekilde çalışır.
- Sorun çözerken ve karar verirken diğer ekip üyelerinin görüşlerini dinler, önemser ve farklılıklara saygı gösterir.
Kurumsal Farkındalık:
- Şirket kültürünü, politikasını, normlarını ve hedeflerini anlama, kurumun değerlerini, ilkelerini ve etik anlayışını benimseme ve iş ortamında mevcut kural ve yönetmeliklere uygun davranışlarda bulunma
- Şirketinin kültürel özelliklerini, yazılı ve yazılı olmayan değer ve normlarını bilir
- Şirket kural ve prosedürlerini bilir ve uygulamaya özen gösterir
- Verdiği kararlarda şirket içi dengeleri ve dinamikleri göz önüne alır, iş yapma biçimi kurum kültürüne uygundur
- İşini yaparken şirketini maddi ve manevi anlamda gözetir.
Müşteri Odaklılık:
- Hizmet ya da ürün sunulan iç ve dış müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini anlama, müşteri odaklı hizmet anlayışını benimseme, müşterileri dinleme ve anlama, müşterilerin ihtiyaçlarını etkinlikle yorumlayarak kaliteli hizmete ilgi ve bağlılık gösterme, müşteri beklentilerine, ihtiyaçlarına ve memnuniyetine en yüksek önemi verme
- Müşteri ilişkilerinde nezaket kurallarına uyar, onlarla açık ve etkili iletişimde bulunur
- Müşterilerin ihtiyaçlarına, taleplerine ve şikâyetlerine öncelik verir
- Müşteriye empati gösterir, sorunları müşteri açısından görebilir, bu sorunlara etkin ve hızlı çözümler bulur
- Müşterinin şirketi için öneminin farkındadır, müşteri memnuniyetini arttırmak için önerilerde bulunur
- Müşterilerden geribildirim alarak, hizmet kalitesini geliştirir
- Müşteri beklenti ve isteklerindeki değişmelere hızla uyum gösterir.
YÖNETSEL YETKİNLİKLER
Analitik Düşünme:
- Neden – sonuç ilişkilerini kurabilme ve öncelikleri belirleyebilme, alacağı önlemleri tanımlama ve oluşacak sonuçları öngörme.
- Sorunun kaynağına inmek için sistemleri ve süreçleri neden-sonuç ilişkisi içinde inceleyerek veri toplar
- Konuyu sistematik bileşenlerine ayırır, durumun parçaları arasındaki ilişkileri analiz eder
- Bütünsel yaklaşımla olaylara ve durumlara geniş açıdan bakar, doğru sorunlara odaklanır.
Planlama ve Organize Etme:
- Hedefleri ve öncelikleri doğru bir şekilde belirleme, ilgili kişi ve birimlerle koordinasyonu ve kaynakları etkin bir şekilde planlama
- İşe ilişkin amaçlara ulaşmak için sistematik çalışma planları oluşturur, kaynakların ve zamanın planlara uygun olarak kullanılmasını organize eder.
- Yapılacak işleri, rol ve sorumlulukları belirler, iş akışını düzenler
- Görev dağılımını yapar ve koordinasyonu sağlar
- Değişen koşullara göre planlarını gözden geçirir ve önceliklerini yeniden belirler
- Verileri analiz eder, mevcut ve değişen koşullar altında olası sonuçları öngörür.
- Risk, fırsat ve tehditleri önceden tahmin eder, alternatif planlar ve yeni çözümler üretir.
Karar Verme:
- İşi ve ekibi ile ilgili konularda isabetli, zamanında ve koşullara uygun kararlar verme
- Farklı kaynaklardan doğru ve hızlı bir biçimde veri toplar, olay ve koşulları izler, bilgileri geniş bir perspektifte analiz eder
- Mantıklı düşünür, karar verirken olası zarar ve risk faktörlerini dikkate alır
- Karmaşıklık ve belirsizlik içeren durumlarda karşısında tüm alternatifleri değerlendirir
- Verdiği kararların sonuçlarını izler.
İnisiyatif Kullanma:
- Pozisyonu çerçevesinde karar verirken, belirli kalıpları için de kalmayıp, içinde bulunulan duruma göre esnek davranabilme
- İşiyle ilgili risk alırken rasyonel davranır
- Fayda maliyet analizi yaparak fırsatlardan yararlanır
- Verilen yetkileri kararlı bir şekilde kullanır
- Sorumluluğu altındaki konularda gerekli adımları atar
- Konulara kendi yorumunu katar, bunları uygular ve sonuçlarına sahip çıkar.
Yetki Devri:
- Sorumluluk kendinde kalma koşulu ile uygun yetkilerini astlarına, beraber çalıştığı ekibe aktarma, onların bu yetkileri kullanarak gelişmelerini sağlama, devredilen yetkinin kullanımını kontrol etme
- Sahip olduğu yetkiler arasında devredilebilecek olanları doğru olarak belirler ve devredilen yetkilerinin sorumluluğunun kendinde olduğunu bilir
- Yetki devrederken astını, beraber çalıştığı ekipteki diğer kişileri gerekli bilgi ve ihtiyaç duyacağı diğer kaynaklarla destekler
- Kişilerin bilgi, beceri ve diğer özelliklerine uygun olarak yetki devreder, yetki devrederken kendini belirli kişilerle sınırlamaz
- Devrettiği yetkilerin astı ve beraber çalıştığı ekipteki kişiler tarafından yerine getirilmesini kontrol ederken yapıcı ve destekleyici davranır.
Koçluk Becerisi:
- Astlarını, beraber çalıştığı kişileri iyi tanıyarak gelişimlerine destek olma, etkili geribildirim verme, performanslarını geliştirmelerine katkıda bulunma
- Şirket strateji ve hedeflerinin anlaşılması ve benimsenmesi konusunda astlarına, beraber çalıştığı ekibe destek olur ve onlara hedeflere ulaşmaları için yol gösterir
- Astlarına, ekibindeki kişilere, iş ile ilgili bilgi ve becerilerini aktarır ve sorunlarını çözmelerine yardımcı olur
- Astlarını, ekibindeki kişileri motive ederek yönlendirir
- Astlarına, beraber çalıştığı ekibe geribildirim sağlayarak kendilerini hangi alanda, nasıl geliştireceklerini bildirir ve gelişimlerini izler.
Kâr ve Maliyet Odaklılık:
- Şirketin stratejik hedefleri doğrultusunda, yapılacak işleri düşük maliyet ve yüksek fayda ile gerçekleştirme
- Verdiği kararlarda, iş yapış biçiminde ve kaynak kullanımında maliyet unsurunu göz önünde bulundurur
- Faaliyetlerinde fayda/maliyet ve karlılık analizi yapar
- Görevlerinde bütçe hedeflerini dikkate alır, hedeflerin üstünde karlılık sağlamak için yöntemler ve çözümler araştırır.
Yaratıcılık ve Yenilikçilik:
- İşlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlayacak yeni fikirler üretme, önerilerde bulunabilme ve yeni yöntemler geliştirme
- Farklılıklara, yeniliklere ve değişimlere açıktır, hayal gücünü kullanarak yaratıcı ve pratik çözümlerle işini geliştirme isteği içindedir Konulara önyargılardan uzak ve farklı bakış açıları ile yaklaşır
- Sorunlara özgün ve esnek çözümler üretir
- Sektör ve işi ile ilgili gelişmeleri yakından izler, farklı kaynaklardan yeni fikirler edinir.
FONKSİYONEL YETKİNLİKLER
Fonksiyonel Yetkinlikler, işletmelerdeki departmanların ihtiyaçları doğrultusunda hazırlanmış ve tanımlanmış olmalıdır. Her dönem başında, departman yöneticileri kendi departmanlarının tüm çalışanları için gerek gördükleri yetkinlikleri, bütün pozisyonlar için aynı olmak üzere seçerek, Temel ve Yönetsel Yetkinlikliklere (yetkinlikler kavramı) ek olarak uygulanmasına karar verirler.
İş Bilgisi: Yaptığı işle ilgili olarak gerekli ve ilgili her türlü iş bilgisine (mevzuat, piyasa, rakip, sektör, ürün vb. bilgisi) ve becerisine sahip olma ve kendini bu konuda sürekli güncel tutma
Süreç Bilgisi: İşinin içerdiği süreçleri bütün aşamaları ile kavrama, süreçte yaşanacak sorun ve ihtiyaçlara duyarlı olma, sürecin gerektirdiği uzmanlık bilgisine sahip olma
Müzakere Becerileri: Şirket içi ve dışındaki diğer kişi ve kurumlarla yaptığı görüşmelerde doğruluğuna inandığı görüş ve düşüncelerini tutarlı bir biçimde açıklayabilme, karşı tarafı bu hususlarda etkileyebilme ve karşılıklı olarak uzlaşılabilecek sonuçlara ulaşmayı sağlama
Çok Yönlü Beceri Kullanımı: Kişinin işini yaparken kullandığı temel becerilerinin yanı sıra, gerekli durumlarda sahip olduğu diğer becerilerini de şirket amaçları doğrultusunda kullanma konusunda istekli olma
Titizlik: İşini yaparken dikkatli ve özenli davranma, gerekli ayrıntıya inme, istenilen standartların karşılanması ve sonuçların elde edilmesi için tüm bileşenleri gözden geçirme
Proje Yönetimi: Projeler önerme/oluşturma, aşamalarını planlama, yöntem ve araçları belirleme, iş akışını düzenleme, iş bölümü yapma ve proje ekibini yönetme
Analiz ve Raporlama: İşi ile ilgili verilerle/bilgilerle, gerekli analiz ve değerlendirmeleri yaparak ilgililere geribildirim sağlama, rapor hazırlama ve sunma
Temsil Yeteneği: Diğer kurum ve kişilerle ilişkilerinde kurumsal kimliğe ve kurum kültürüne uygun dış görünüş ve davranışlar sergileme, kurumun itibarını korumak ve kurum hakkında olumlu bir izlenim oluşturmak için gayret etme.
Hijyen Bilinci: Çalışma alanında ve yaptığı işte, gerek kendi gerekse iş arkadaşlarının faaliyetlerinde etkili olacak hijyen koşullarına dikkat etme ve ilgili kural ve prosedürleri uygulama.
İş Sağlığı ve Güvenliği Kurallarına Uyma: Çalışma alanında ve yaptığı işte, gerek kendi gerekse iş arkadaşları açısından tehlike ve risk oluşturan faktör ve durumların farkında olma, bunların olumsuz sonuçlarını önlemek için gerekli kural ve prosedürleri bilme ve uygulama.
YARDIMCI / DESTEK POZİSYONLAR İÇİN TEMEL YETKİNLİKLER:
İşletmelerde çalışan yardımcı personel, şoför, mutfak sorumlusu, dağıtım elemanı, üretim elemanı, ofis servis görevlisi vb. pozisyonlar için aşağıda tanımlanmış yetkinliklerle değerlendirme yapılabilir;
- İş Bilgisi ve görevinin/iş tanımının gerektirdiği bilgi düzeyi
- İşi için gerekli araç/gereci amacına uygun kullanma becerisi
- Yararlandığı araç/gereç ve benzeri kaynakları tasarruf ilkelerine uyarak ve dikkatli biçimde kullanma
- İşini hatasız, eksiksiz ve zamanında yapma
- Verilen talimatları, açıklamaları ve bilgileri anlama ve yerine getirme
- Şirket içi ve dışındaki kişilerle iletişim becerisi: Bilgi alışverişini doğru kişilerle, doğru iletişim araçlarıyla, zamanında ve eksiksiz yapma, iyi bir dinleyici olma
- Gerektiğinde soğukkanlı davranabilme: Olumsuz/olağan dışı koşullarda sakin davranarak görevlerini gerektiği biçimde yerine getirme
- Sorumluluk alma konusunda istekli olma: Görevi ile ilgili alanlarda sorumluluk üstlenme konusunda istekli olma
- Sır Tutma, iş ortamındaki bilgileri işi gerektirmedikçe diğerleri ile paylaşmama
- Dış görünüşüne gösterdiği özen
- Hijyen kurallarına dikkat etme, çalışma alanında ve işinde, gerek kendi gerekse iş arkadaşlarının faaliyetlerinde etkili olacak hijyen koşullarına dikkat etme ve ilgili kural ve prosedürleri uygulama
- İş güvenliği kurallarına uyma, çalışma alanında ve işinde, gerek kendi gerekse iş arkadaşları açısından tehlike ve risk oluşturan faktör ve durumların farkında olma, bunların olumsuz sonuçlarını önlemek için gerekli kural ve prosedürleri bilme ve uygulama
- Ekip çalışması yapabilme, belirlenen ortak değer ve hedefler doğrultusunda, diğer ekip üyeleri ile uyumlu ve paylaşımcı bir şekilde çalışarak ekibin motivasyonuna ve performansına katkıda bulunma.
Sonuç:
- İşletmelerde yetkinlik bazlı yapılanmaya gidildiğinde, işletmedeki tüm pozisyonlar için gerekli yetkinlik seviyelerinin ve derecelerinin belirlenmesi, bunun göstergesi kabul edilen davranış tanımlarının oluşturulması gerekmektedir. Bu anlamda yukarıda yer alan yetkinlik kavramları ve açıklamaları dikkate alınmalıdır.
- Her işletme yönetici ve/veya sahipleri çalıştırdıkları işgörenlerin sahip olması gereken yetkinlikleri tespit etmeli, işe almada ve performans değerlendirmede yetkinlik bazlı kriterleri uygulamalıdır.
- Yetkinlik kavramı sistemi, işletmelere mevcut iç kaynakları etkin bir şekilde kullanarak değişime ve gelişime açık sistemler haline gelmelerine imkân sağlar.
- İşletmelerde performans artırmanın ya da üstün performansa ulaşmanın temel kaynağı da uygun yetkinliklere sahip işgörenlerdir. İş görenler sürekli olarak yetkinliklerini artırma çabasında olmalıdır. Bu safhada da işverenler yetkinliklerini geliştirmek isteyen işgörenlerine destek olmalıdır.
- Belirli bir iş için veya organizasyonun kendisi için bugün çok önemli olan bir yetkinlik zamanla önemini yitirebilir, başka bir yetkinlik ise önem kazanabilir. Yetkinlik sisteminin dönem dönem gözden geçirilip yenilenmesi, geliştirilmesi ve yaşatılması gerektiği unutulmamalıdır.